Yth. Seluruh Tenaga Pendidik, Tenaga Kependidikan, dan Mahasiswa
Program Pendidikan Vokasi
Universitas Indonesia
Depok
SURAT EDARAN
Nomor: SE-2/UN2.F14.DV/OTL.09/2020
TENTANG
SISTEM KERJA TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN PENERAPAN TATANAN NORMAL BARU (NEW NORMAL) DI LINGKUNGAN PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA
Berdasarkan:
- Surat Edaran Rektor Universitas Indonesia Nomor SE- 748/UN2.R/OTL.09/2020 tentang Peningkatan Kewaspadaan dan Pencegahan Penularan Covid-19 di Lingkungan Universitas Indonesia;
- Surat Edaran Rektor Universitas Indonesia Nomor SE- 1133/UN2.R/HKP.04.03/2020 tentang Penggunaan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia (ANDIENI) Penunjang Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Unit Kerja di Lingkungan Universitas Indonesia;
- Surat Edaran Rektor Universitas Indonesia Nomor SE- 1153/UN2.R/SDM.03.00/2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja dan Upaya Pencegahan Penyebaran Covid-19 di Lingkungan Univeristas Indonesia;
- Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 58 Tahun 2020 tanggal 29 Mei 2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Dalam Tatanan Normal Baru;
- Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/328/2020 tanggal 20 Mei 2020 tentang Panduan Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Disease (COVID-19) di Tempat Kerja Perkantoran dan Industri Dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha Pada Situasi Pandemi; dan
- Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 20 TAHUN 2020 tanggal 4 Juni 2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Dalam Tatanan Normal
Dengan ini Program Pendidikan Vokasi mengeluarkan Panduan sebagai bentuk proses adaptasi untuk penerapan tatanan normal baru (new normal) menghadapi situasi pandemi Covid-19 ini.
1. Penyesuaian sistem kerja sumber daya manusia
a. Pengaturan kerja Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan dapat melaksanakan tugas kedinasan dari kantor dan/atau dari rumah/tempat tinggal dengan memperhatikan kondisi penyebaran COVID-19 di daerah masing-masing.
b. Pelaksanaan tugas kedinasan dengan fleksibilitas lokasi bekerja mematuhi ketentuan peraturan perundang- undangan.
c. Jumlah Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan pada unit kerja yang melaksanakan tugas kedinasan di kantor per hari paling banyak 50 (lima puluh) persen dari seluruh jumlah.
d. Bagi pegawai yang melakukan tugas kedinasan di Kantor diwajibkan melakukan rekam kehadiran paling lambat jam 08.30 dan pulang jam 15.30, sedangkan yang hadir jam 08.00 dapat pulang paling cepat jam 15.00.
e. Bagi pegawai yang melakukan tugas kedinasan di rumah/tempat tinggal melakukan konfirmasi mulai kegiatan paling lambat pukul 08.30 dan konfirmasi selesai kegiatan paling cepat pukul 16.30 waktu setempat secara daring.
f. Dilakukan penilaian hasil pelaksanaan tugas pegawai oleh atasan langsung sesuai target kinerja yang bersangkutan di kantor dan di rumah.
g. Menunda semua perjalanan dinas dalam negeri khususnya yang menggunakan kendaraan umum dan perjalanan dinas ke luar negeri sampai ada ketentuan lebih lanjut.
h. Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan yang menduduki jabatan struktural dapat mulai bekerja di kantor setelah PSBB wilayah Jabodetabek.
i. Kegiatan rapat/diskusi dilakukan melalui teknologi informasi yang ada dari ruang kerja atau rumah/tempat tinggal masing-masing.
j. Kehadiran Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan lainnya diatur secara bergilir terutama yang menggunakan kendaraan pribadi, sehat dan usia sampai 45 tahun (juli 25%, agustus 50%), lainnya tetap dapat bekerja di rumah.
2. Penyesuaian dukungan infrastruktur
a. Fasilitas kelengkapan penyelamatan Covid-19 tetap diterapkan seperti penggunaan masker, hand sanitizer, pemeriksaan suhu di pintu masuk kawasan Vokasi UI dan tetap menjaga jarak.
b. Ruangan yang berpendingin terpusat dan tertutup, harus dilakukan pergantian udara secara berkala dalam satu hari.
c. Membersihkan secara rutin fasilitas kantor pembuka pintu, tombol lift, meja, alat kerja yang selalu dipakai dengan desinfektan.
d. Kapasitas ruang kuliah, laboratorium, auditorium, ruang rapat, mushola dan ruang tempat berkumpul lainnya maksimum 50% atau dengan kapasitas menjaga jarak yang cukup sesuai ketentuan.
e. Meningkatkan fasilitas wifi di beberapa tempat strategis dan nyaman untuk memudahkan kegiatan belajar mahasiswa.
f. Kegiatan Ujian Tugas Karya Akhir (TKA) tetap menggunakan format PJJ sebagaimana yang sudah berjalan selama ini.
g. Layanan mahasiswa dilakukan melalui komunikasi internet, komunikasi langsung sangat dibatasi dan hanya untuk hal- hal yang sangat penting serta mengharuskan tatap muka dengan tetap menjaga jarak.
h.Loket layanan mahasiswa di Pusat Administrasi Vokasi dilengkapi dengan fasilitas jaga jarak dan pengaman tatap muka.
3. Penyesuaian Tata Persuratan dengan Penggunaan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indoensia (ANDIENI) sebagai sarana korespondensi
a. Surat menyurat wajib dilakukan lewat Nota Dinas melalui ANDIENI, dengan tujuan penghematan kertas, tidak terbatas tempat, lebih cepat dan prosesnya terekam secara elektronik, serta mengurangi proses tatap
b. Ketua Program Studi (Kaprodi)/Kepala Laboratorium(Kalab) berkirim surat lewat surat elektronik (e-mail) ke Ketua Bidang Studi (Kabid), apabila perihal permohonan anggaran wajib melampirkan mata anggaran RKAT dan proposalnya.
c. Kabid mengevaluasi dan mengajukan surat permohonan Kaprodi/Kalab ke Direktur Program Pendidikan Vokasi (DirVokasi) melalui ANDIENI dengan melampirkan proposal penggunaan anggarannya
d. Manajer/Ketua Unit/Ketua UKK/Ketua UPMA mengajukan surat permohonan ke Direktur Vokasi melalui ANDIENI dengan tembusan ke Wakil Direktur (Wadir) terkait.
e. Apabila anggaran disetujui langsung didisposisi ke Asisten Manajer Keuangan dan Anggaran, apabila belum disetujui disposisi langsung ke Manajer/Kabid/Ketua UKK/ Kaprodi/Kalab untuk dikoreksi.
f. Surat yang keluar dari Program Pendidikan Vokasi hanya diterbitkan oleh Direktur Vokasi atau Wadir Vokasi dengan tembusan Direktur Vokasi.
g. Semua surat menyurat terekam di Arsip UI, dan tidak dimungkinkan lagi surat tertanggal mundur.
4. Penyesuaian pada kegiatan perkuliahan TA 2020/2021
a. Semua materi perkuliahan semester gasal 2020/2021 (Semester 1, 3 dan 5) sudah diunggah di EMAS UI dimulai dari pertemuan ke-1 d. ke-16 sebelum periode perkuliahan dimulai agar bisa dipelajari mahasiswa.
b. Setiap mata kuliah untuk sesi teori menggunakan tatap muka daring, dan dapat dilakukan dari mana saja dengan ketentuan wajib terjadi proses komunikasi/diskusi dan rekamannya disimpan sebagai bukti kegiatan perkuliahan serta dapat digunakan mahasiswa yang memerlukan.
c. Kegiatan praktik oleh Asisten/Instruktur secara tatap muka di laboratorium, studio/kelas atau dapat menggunakan cara daring bilamana memungkinkan. Rekaman daring digunakan sebagai bukti terlaksananya kegiatan praktik.
d. Kegiatan Kuliah Umum dan Kuliah Tamu dari para Profesional dapat menggunakan cara daring, lebih efisien dan fleksibilitas waktu. Rekaman kegiatan dapat digunakan sebagai bukti terlaksananya kegiatan praktik.
e. Setiap mata kuliah diwajibkan terselenggara Kuliah Tamu pengajar Profesional dari Industri secara daring minimal 1x dan maksimal 4x dalam kurun waktu 1 semester.
f. Setiap Program Studi diwajibkan menyelenggarakan Kuliah Umum oleh Profesional Senior dari Dalam atau Luar Negeri secara daring sebanyak 1x dalam 1 semester.
g. Kegiatan praktik di luar kampus/industri hanya dapat diijinkan bilamana terjamin protokol kesehatan sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian Surat Edaran ini diterbitkan untuk diketahui dan dilaksanakan. Semoga kegiatan New Normal Vokasi ini dapat membangun semangat baru dan tetap sehat untuk kita semua.
5 Juni 2020
Direktur,
.ttd.
Prof. Dr. Ir. Sigit P. Hadiwardoyo, DEA.
NIP195805301986091001
