BANDUNG – Dosen tetap Program Studi Manajemen Informasi dan Dokumen (MID) pada Jumat, 7 Desember 2018 lalu melakukan kunjungan industri ke PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) di Bandung Jawa Barat. Kunjungan ini dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan negara pengelola transportasi kereta dalam kuliah industri dan magang bagi mahasiswa MID.
“Kami menggunakan kurikulum 321, 3 semester di kampus, 2 semester praktik industri, dan 1 semester magang. Karena itu, menjalin kerjasama dengan industri mutlak diperlukan, “ kata Dyah Safitri, Ketua Program Studi MID. PT KAI menjadi contoh bagaimana perusahaan dapat berkembang dengan pesat ketika dokumentasi dan arsip menjadi salah satu titik perhatian untuk mendukung akselerasi perusahaan. “Ada tiga bagian besar dalam pengelolaan arsip di PT KAI yaitu berkaitan dengan aspek legal (hukum), dokumen persuratan, dan arsip aset,” kata Mariyanto, VP Corporate Document Management PT KAI. Arsip aset misalnya, PT KAI memiliki lebih dari 300 ribu halaman mengenai arsip aset sejak jaman Hindia Belanda. Sedangkan untuk dokumen persuratan PT KAI memiliki sistem dokumen elektronik. Sistem ini memungkinkan setiap kegiatan surat menyurat baik internal maupun eksternal sudah dibuat secara elektronik dan sudah tersimpan di RDS (Rail Document System) yang bisa diakses seluruh karyawan PT KAI.
Dokumen dan arsip perusahaan dapat dilihat sebagai sumberdaya perusahaan dan mendukung nilai tambah dan daya saing perusahaan. Ini disadari betul oleh PT KAI sehingga sejak awal, kesuksesan pengelolaan dokumen dan arsip terkait dengan komitmen manajemen, perubahan manajemen (change of management), dan penerapan TIK (teknologi informasi dan komunikasi) dan inovasi. Mengenai kuliah industri dan magang, Mariyanto menambahkan pihaknya terbuka sebagai tempat dan partner dalam kuliah industri maupun magang bagi Prodi MID. “Tidak menutup kemungkinan kami juga bisa memberikan kuliah kepada mahasiswa MID agar mereka memperoleh gambaran jelas dan seutuhnya mengenai dokumentasi dan arsip PT KAI,” tambah Mariyanto.
Dalam kunjungan industri ini, dosen tetap prodi MID Program Pendidikan Vokasi UI berkesempatan mengunjungi sejumlah fasilitas kearsipan di kantor pusat PT KAI Jl. Perintis Kemerdekaan Bandung seperti fasilitas tata persuratan elektronik, arsip statis, dan arsip vital. Khusus arsip statis dan vital , sejumlah dokumen dan arsip yang berasal sejak Hindia Belanda sebagai cikal bakal dari keberadaan PT KAI saat ini tersimpan dengan baik. Video Kunjungan dapat dilihat di link berikut INI
Dengan mengunjungi korporasi yang memiliki sejumlah sifat khas, kunjungan ke kantor pusat PT KAI ini diharapkan memberi wawasan baru kepada seluruh dosen tetap Program Studi MID khususnya terkait dengan kurikulum 321 sekaligus dapat membagikan pengalaman kepada mahasiswa MID tentang pentingnya dokumen dan arsip dalam akselerasi pertumbuhan sebuah perusahaan. (dsf)
