Himbauan Pemindahan Data ke Office 365 UI
Google Workspace to Office 365
Depok, 6 Desember 2022
Universitas Indonesia telah menggunakan layanan Google sejak tanggal 6 November 2013. Layanan yang digunakan adalah GSuite seperti email, drive, calendar dan lain-lain dengan kebijakan media penyimpanan pada saat itu adalah unlimited. Tidak ada kerja sama secara resmi yang dilakukan antara Universitas Indonesia dan Google.
Pada Januari 2023, Google akan menerapkan kebijakan pada setiap produk Google Workspace (pengganti produk GSuite) terutama pembatasan jumlah media penyimpanan.
Berikut detil jumlah media penyimpanan pada setiap produk Google Workspace:
- Education Fundamentals: 100 TB penyimpanan cloud gabungan
- Education Standard: 100 TB penyimpanan cloud gabungan
- Teaching and Learning Upgrade: 100 TB bersama + 100 GB per lisensi
- Education Plus: 100 TB bersama + 20 GB per lisensi
Saat ini Universitas Indonesia menggunakan layanan Education Fundamentals dengan jumlah penyimpanan gabungan sebesar 100 TB (saat ini total pengguna di UI jumlahnya 213.646 pengguna). Kondisi saat ini jumlah media penyimpanan yang digunakan oleh seluruh user di UI adalah 1.849.880 GB atau 1.849,88 TB atau 794,64% melebihi batas kuota media penyimpanan yang diberikan (informasi penyimpanan per pengguna dapat dilihat pada tautan: ppvui.id/uigdriveuser).
Konsekuensinya adalah kehilangan sebagian data bilamana kebijakan 100 TB per institusi diberlakukan pada Januari 2023 nanti.
Layanan Google Workspace Education Fundamentals UI dapat tetap berjalan, namun dengan Kebijakan pembatasan kuota sementara layanan Google Workspace Education Fundamentals di UI, sebagai berikut:
- Dosen akan mendapatkan total kuota 5GB email, drive dan photos
- Staff akan mendapatkan total kuota 2,5GB email, drive dan photos
- Mahasiswa akan mendapatkan total kuota 1 GB email, drive dan photos
- Unit akan mendapatkan total kuota 1 GB email, drive dan photos
Penting untuk diketahui bahwa saat ini UI telah melanggan Office 365, dengan tujuan awal adalah memberikan layanan sistem operasi Windows, Aplikasi Office dan aplikasi Microsoft lainnya secara resmi (licensed) dengan produk tambahan yang serupa dengan Google Workspace seperti OneDrive, SharePoint, Teams, Stream, dan lain-lain. Sehingga civitas UI dapat memaksimalkan layanan yang sudah tersedia, yaitu memindahkan data dari GDrive UI ke Office 365 UI (office365.ui.ac.id) dengan fasilitas media penyimpanan online sebesar 1 TB yang dapat ditingkatkan hingga 5 TB per pengguna sesuai kebutuhannya.
Berdasarkan laporan Google bahwa data yang disimpan tidak seluruhnya mendukung Tridharma. Banyak file seperti film, game, dan lain-lain, serta banyak pengguna yang sudah tidak aktif sehingga akan lakukan pemindahan dan pembersihan data dan pengguna oleh pihak DSTI.
Sejalan dengan informasi di atas, maka dihimbau kepada seluruh pengguna layanan Google Workspace Education Fundamentals UI (GMail, GDrive, Photos dari UI) untuk memindahkan/mengatur data masing-masing yang ada di GDrive UI, salah satunya dengan memanfaatkan fasilitas dari Office 365 UI, selambatnya 18 Desember 2022.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut dapat menghubungi PIC DSTI UI:
Sdr. Ardianus Achmad Noho dan Sdri. Dina Mardia dengan kontak email dsti@ui.ac.id.
[download id=”258776″ template=”dlm-buttons-tanpa-judul”]
[download id=”258666″ template=”dlm-buttons-tanpa-judul”]
