Depok-Program studi (prodi) Manajemen Rekod dan Arsip, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia (UI), mengadakan kegiatan program pengabdian masyarakat (pengmas) bertajuk “Membangun Pendidikan Berkelanjutan dengan Program Arsip Vital Pendidikan Dasar Kota Depok” beberapa waktu lalu. Berlokasi di Aula Gedung Perpustakaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, kegiatan pengmas tersebut berfokus pada sosialisasi pelaksanaan perlindungan dan penyelamatan arsip vital untuk lembaga pendidikan di kota Depok. Sebanyak lebih kurang dua puluh guru kelas dan operator SD dan SMP di lingkungan kota Depok hadir pada kegiatan pengmas tersebut.
Ratih Surtikanti, M.Hum., selaku ketua pengabdi yang juga merupakan dosen prodi Manajemen Rekod dan Arsip, mengungkapkan bahwa langkah mengidentifikasi dan mengamankan arsip vital di semua format merupakan aspek penting dari mitigasi risiko dan perencanaan kelangsungan organisasi yang efektif dalam suatu organisasi. Pentingnya menjaga arsip vital sebagai jenis informasi yang harus dilestarikan dan dijaga dengan sangat hati-hati dapat dilakukan dengan program arsip vital. Salah satu tantangan utama adalah mengidentifikasi dan mengklasifikasian dokumen yang dianggap vital.
(Foto: Ratih saat memaparkan materi terkait pentingnya program arsip vital)
Ratih menjelaskan, “Proses ini membutuhkan penilaian yang cermat terhadap nilai informasi, risiko kehilangan, dan dampaknya terhadap organisasi. Tanpa klasifikasi yang tepat, upaya untuk melindungi arsip bisa menjadi tidak efektif. Pada kenyataannya, masih banyak organisasi dan pemerintahan daerah, seperti Pemerintah Kota Depok, belum memiliki payung hukum yang mengatur dokumen yang menjadi arsip vital bagi seluruh unit kerja di pemerintahan daerah. Mengingat banyaknya arsip yang dihasilkan dalam kegiatan pembelajaran, maka perlu ditetapkan apa saja arsip yang masuk dalam kategori arsip vital dan diatur dalam peraturan daerah yang sesuai.”
Wakil Direktur Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Kemahasiswaan Program Pendidikan Vokasi UI, Deni Danial Kesa, MBA., Ph.D, mengatakan bahwa kegiatan pengmas yang didukung Direktorat Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat UI tersebut merupakan salah satu implementasi tridarma perguruan tinggi dengan pemanfaatan teknologi informasi yang terus berkembang saat ini. “Program arsip vital harus diprioritaskan oleh setiap organisasi dan pemerintahan dalam berbagai tingkatan. Dengan menjaga arsip vital, organisasi dan negara tidak hanya melindungi keberlangsungan operasional dan kepatuhan hukum, tetapi juga melestarikan warisan dan identitasnya. UI terus mendukung berbagai kegiatan positif yang dapat berdampak secara langsung kepada masyarakat,” tutur Deni.
(Foto: Suasana kegiatan pengmas program arsip vital keberlanjutan)
Kegiatan pengmas tersebut juga dihadiri Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, serta Kepala Bidang Pembinaan Layanan Pemanfaatan dan Jasa Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Depok, Jawa Barat. Anggun, salah satu arsiparis Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah kota Depok, mengatakan bahwa kegiatan pengmas ini menjadi wadah bagi mereka untuk menyampaikan permasalahan yang ditemukan sekolah terkait penyimpanan arsip vital. “Kami sangat terbuka jika dosen dan mahasiswa Vokasi UI ingin melakukan kegiatan pengmas di sekolah kami. Saya yakin dengan ilmu kearsipan yang dimiliki dosen dan mahasiswa akan sangat membantu kami dalam memberikan pendampingan arsip di sekolah sekolah,” tutup Anggun.
