Depok-Kantor Arsip Universitas Indonesia (UI) mengadakan Pengawasan Kearsipan Internal di semua unit kerja di lingkungan UI. Pengawasan Kearsipan merupakan program rutin yang mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada Rabu (16/3/2022) tim pengawasan melakukan verifikasi dengan kunjungan lapangan di Program Pendidikan Vokasi UI untuk memastikan standar kearsipan yang baku telah dilaksanakan dengan baik. Verifikasi tersebut dilakukan oleh Krisnasari Dianpratami selaku perwakilan dari Kantor Arsip UI.
(Foto: Unit Arsip Vokasi UI menjelaskan data arsip yang rutin dilakukan oleh Program Pendidikan Vokasi UI)
“Tujuan pengawasan kearsipan adalah kepatuhan, kepastian hukum, kepercayaan publik, dan reformasi birokrasi sehingga setiap unit kearsipan berkewajiban untuk melaksanakannya,” kata Dyah Safitri, M.Hum, Sekretaris Program Pendidikan Vokasi UI saat menerima tim verifikasi lapangan. Tahapan pengawasan ini sudah disosialisasikan sejak Februari 2022. Kemudian, melalui metode blended, kegiatan tersebut dilaksanakan mulai dari pengisian formulir secara daring, verifikasi lapangan (daring maupun luring), penyusunan risalah audit sementara, hingga masa sanggah yang berakhir pada akhir Maret 2022. “Program Pendidikan Vokasi UI sudah dan terus comply dengan aturan kearsipan yang berlaku sesuai peraturan perundangan maupun aturan internal UI yang ada,” tambah Dyah.
Aspek pengawasan kearsipan dimulai dari aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip, sarana dan prasarana, serta aspek sumber daya kearsipan. Pada tahap pengawasan kearsipan terhadap penciptaan arsip, hal yang menjadi perhatian adalah implementasi tata naskah dinas. Tata naskah dinas yang menjadi sampel adalah nota dinas, surat dinas, hingga surat tugas yang dikeluarkan pada tahun sebelumnya. Sementara untuk kriteria filing system adalah penggunaan dan pemeliharaan arsip, sedangkan kriteria zero pile-up archives terkait dengan aspek sarana dan prasarana, serta sumber daya manusia kearsipan.
(Foto: Tim pengawasan dari Kantor Arsip UI melakukan verifikasi di Ruang Arsip Program Pendidikan Vokasi UI)
Pengawasan kearsipan internal di lingkungan UI tentu diharapkan dapat membuat semua unit kearsipan dan unit pengolah sesuai standar agar efektivitas pekerjaan dapat semakin ditingkatkan.
