Depok-Perencanaan dan manajemen sebuah acara merupakan sebuah aspek penting dalam dunia kehumasan. Sebuah acara acapkali menjadi sarana untuk membangun hubungan dengan publik, meningkatkan citra sebuah merek, atau mencapai tujuan komunikasi tertentu. Guna meningkatkan kompetensi tersebut, program studi (prodi) Hubungan Masyarakat, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia (UI), menyelenggarakan kuliah dosen tamu dengan menghadirkan Rani Sherly Makkarumpa, Chief Operating Officer Harada Communication, pada Selasa (25/02/2025). Kuliah dosen tamu ini merupakan integrasi dengan mata kuliah Pengelolaan Ajang Khusus dan Protokoler yang dipelajari oleh mahasiswa prodi Hubungan Masyarakat.
Pada kesempatan tersebut, Rani menjelaskan langkah-langkah sistematis dalam merencanakan dan mengelola sebuah acara secara efektif. Tahap pertama dimulai dengan pembuatan event proposal dengan menetapkan tujuan acara. Menurutnya, tujuan tersebut harus spesifik, terukur, dan selaras dengan visi organisasi. Setelah menetapkan tujuan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi target audiens. Selain itu, pembuatan anggaran yang realistis juga menjadi bagian penting dalam perencanaan guna memastikan semua kebutuhan event terpenuhi tanpa melebihi batas finansial.
Rani memberikan contoh sebuah perusahaan yang berfokus pada penjualan peralatan audio yang mempromosikan produk terbaru mereka. “Salah satu upaya promosi yang dilakukan perusahaan tersebut dalam kegiatan promosi adalah kampanye yang menarik. Selain itu, keterlibatan media dan Key Opinion Leader (KOL) menjadi salah satu kunci dalam meningkatkan awareness masyarakat terhadap produk tersebut. Upaya lainnya melalui konferensi pers dan uji coba produk menjadi langkah strategis yang dilakukan perusahaan dengan menciptakan pengalaman pribadi dan menumbuhkan koneksi sosial dengan target pasar,” ungkap Rani.
(Foto: Rani menjelaskan perencanaan dan pengelolaan acara secara sistematis)
Lebih lanjut, Rani mengatakan bahwa pada tahap persiapan sebuah event perlu melibatkan pembentukan tim yang kompeten dan memiliki tanggung jawab. Tim ini terdiri dari berbagai divisi, seperti logistik, kreatif, humas, dan lainnya. Tak terkecuali, pemilihan venue yang sesuai dengan tema event dan kapasitas audiens harus dilakukan dengan cermat. Selain itu, promosi event melalui berbagai saluran komunikasi, seperti media sosial, e-mail marketing, dan media konvensional diperlukan untuk meningkatkan atensi dari target pasar.
Selanjutnya, tahap pelaksanaan menjadi langkah utama dari pengelolaan event. Rani mengungkapkan, “Pada tahap ini, koordinasi tim menjadi kunci keberhasilan. Peran humas adalah memastikan bahwa semua elemen event berjalan sesuai rencana, termasuk registrasi peserta, pengaturan acara, dan penanganan tamu penting. Selain itu, humas juga harus siap menghadapi situasi darurat atau krisis yang mungkin terjadi selama event.”
Terakhir, evaluasi perlu dilakukan setelah sebuah acara berakhir. Evaluasi ini mencakup analisis ketercapaian tujuan, umpan balik dari peserta, serta identifikasi kekuatan dan kelemahan dalam pelaksanaan event. Data yang dikumpulkan dari evaluasi ini dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran untuk meningkatkan kualitas event di masa depan. Rani menambahkan, “Secara keseluruhan, perencanaan dan manajemen event yang baik memerlukan kombinasi antara strategi yang matang, tim yang solid, dan eksekusi yang tepat. Melalui langkah-langkah tersebut, humas dapat menciptakan event yang tidak hanya sukses secara operasional, tetapi juga mencapai tujuan komunikasi yang diharapkan.”
Ketua Program Studi Hubungan Masyarakat, Mareta Maulidiyanti, S.Sos., M.M., mengatakan bahwa event menjadi salah satu pilar utama di dunia kehumasan. Wawasan mengenai penyelenggaraan sebuah event perlu dipelajari secara mendalam oleh para mahasiswa. “Saya berharap materi yang disampaikan Bu Rani dapat diimplementasikan mahasiswa, baik dalam perencanaan event di lingkup fakultas saat mereka berkuliah, maupun setelah mereka lulus dan menjadi praktisi kehumasan di industri,” tutup Mareta.
