Depok-Program studi (prodi) Administrasi Perkantoran, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia (UI), menghadirkan Rachmi Dewi Wulansari, Presiden Direktur PT Naga Kosmik Indonesia sebagai dosen tamu untuk mata kuliah Manajemen Kegiatan Keprotokolan. Rachmi dikenal berkontribusi dalam berbagai acara besar, termasuk Countdown Asian Games 2018, serta acara lainnya yang menghadirkan artis lokal dan internasional, mulai dari Raisa, Jflow, Dira Sugandi, hingga Far East Movement, Hyoyeon, Taeyeon, dan lainnya.
Manajemen acara atau event management adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan evaluasi acara secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap acara dirancang untuk menciptakan pengalaman unik bagi audiens dan memenuhi kebutuhan spesifik, baik dalam skala kecil maupun besar. Event management terdiri dari tujuh fase utama, yaitu planning (merancang konsep dan tujuan acara), budgeting (mengelola anggaran secara efisien), logistics (pengelolaan lokasi, peralatan, dan teknis), marketing and promotion (strategi menarik audiens dan sponsor), coordination (sinkronisasi tim dan mitra), execution (pelaksanaan sesuai rencana), dan evaluation (penilaian keberhasilan dan pembelajaran untuk masa depan).
(Foto: Rachmi menjelaskan strategi yang dapat dilakukan saat membuat sebuah event)
Rachmi menjelaskan bahwa event management mencakup berbagai jenis acara, seperti personal event (pernikahan, ulang tahun, dan lainnya), corporate event (peluncuran produk, konferensi, dan lainnya), educational and academic event (seminar, kuliah dosen tamu, dan lainnya), cultural and communities event (festival, pameran seni, dan lainnya), entertainment and recreational event (konser, kompetisi olahraga, dan lainnya), political event and campaign (kampanye pemilu, debat politik, dan lainnya). “Setiap jenis acara memiliki karaketeristik unik dan memerlukan pendekatan berbeda dalam pengelolaannya. Sebagai penyelenggara acara, kita perlu mengetahui pesan utama kegiatan tersebut dan cara untuk mengeksekusinya,” ujar Rachmi.
Sebagai contoh, Rachmi membagikan pengalamannya pada acara Countdown Asian Games 2018. Strategi kreatif diterapkan dengan memanfaatkan sponsor yang promosinya hanya ditampilkan di siaran televisi, bukan di lokasi acara. Selain itu, pembukaan acara dioptimalkan untuk menarik sponsor tambahan dan menciptakan kesan positif bagi publik. Pendekatan ini menunjukkan pentingnya inovasi dan kerja tim untuk mengatasi kendala yang ada.
Ketua Program Studi Administrasi Perkantoran, Radityo Kusumo Santoso, S.I.A., M.M., mengungkapkan bahwa kuliah dosen tamu ini merupakan salah satu pembelajaran bagi mahasiswa untuk mempelajari penyelenggaraan acara dengan efektif. “Mahasiswa dapat belajar bahwa keberhasilan sebuah event tidak hanya bergantung pada sumber daya yang besar, tetapi juga pada kemampuan untuk beradaptasi, berinovasi, dan bekerja sama. Wawasan dari Ibu Rachmi akan memberikan inspirasi tentang manajemen strategis dapat menciptakan acara yang berkesan, efektif, dan efisien,” tutup Radityo.
