Depok-Program studi (prodi) Hubungan Masyarakat, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia (UI), menyelenggarakan kuliah dosen tamu dengan menghadirkan Rachman Julistia, Event Project Manager dari Hype Idea. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring pada Jumat (13/02/2026), dan terintegrasi dengan mata kuliah Pengelolaan Ajang Khusus dan Protokoler. Kuliah dosen tamu ini dirancang untuk memberikan perspektif praktis industri event kepada mahasiswa, khususnya dalam memahami proses perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi ajang khusus secara profesional dan strategis.
Mengusung tema “Behind the Scene Event Organizer”, Rachman membagikan pengalamannya selama lebih dari 10 tahun di industri event, dengan rekam jejak mengelola lebih dari 600 acara, menjangkau lebih dari 500.000 peserta, dan mengelola anggaran hingga ratusan miliar rupiah. Dalam pemaparannya, Rachman menekankan bahwa event bukan sekadar kegiatan seremonial. Setiap event terdiri dari tiga fase utama, yakni pre-event, on-event, dan post-event, yang masing-masing memiliki peran krusial dalam menentukan keberhasilan acara.
(Foto: Ketua Program Studi Hubungan Masyarakat, Mareta Maulidiyanti, S.Sos., M.M., saat memberikan sambutan)
Pada fase praacara, Rachman menekankan pentingnya perencanaan berbasis SMART (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Time-bound). Ia menjelaskan bahwa tujuan event harus jelas—apakah untuk edukasi, branding, fundraising, atau engagement—serta memiliki indikator keberhasilan seperti jumlah peserta, tingkat kehadiran, engagement, dan media exposure. Analisis klien, audiens, serta riset tren menjadi fondasi dalam merancang big idea. Rachman juga mengingatkan bahwa ide kreatif harus tetap mempertimbangkan aspek kelayakan teknis dan anggaran.
Memasuki hari pelaksanaan, Rachman menegaskan bahwa tidak ada ruang untuk kesalahan. Rachman mengatakan, “Pentingnya bagi setiap orang untuk melakukan manajemen risiko dengan menyiapkan berbagai skenario what if, mulai dari cuaca, teknis, keterlambatan, hingga potensi kecelakaan kerja. Selain itu, koordinasi antarperan juga sangat penting. Semua elemen harus bergerak dalam satu komando agar acara berjalan sesuai rundown dan show flow.”
Terakhir, yaitu tahap pascaacara yang meliputi penyusunan laporan proyek, penyelesaian administrasi keuangan, dokumentasi, hingga menjaga hubungan baik dengan klien untuk potensi kerja sama berikutnya. “Reputasi sebuah EO tidak dibangun saat lampu panggung menyala, tapi saat semua lampu sudah padam dan kita menyerahkan laporan yang jujur serta bertanggung jawab,” pesan Rachman.
(Foto: Rachman Julistia, Event Project Manager Hype Idea, saat memberikan kuliah kepada mahasiswa prodi Hubungan Masyarakat)
Selain aspek teknis, Rachman juga membagikan pro-tips bagi mahasiswa yang ingin berkarier di industri event, yakni memiliki kemampuan adaptasi, empati, dan integritas. Ia juga mendorong mahasiswa untuk memulai dari peran kecil seperti liaison officer (LO) atau volunteer, aktif membangun jejaring, serta mendokumentasikan setiap proyek sebagai portofolio.
Ketua Program Studi Hubungan Masyarakat, Mareta Maulidiyanti, S.Sos., M.M., yang juga merupakan dosen pengampu mata kuliah tersebut, menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen prodi dalam menghadirkan pembelajaran berbasis praktik industri. Mareta mengungkapkan, “Melalui kuliah dosen tamu ini, mahasiswa tidak hanya memahami teori pengelolaan ajang khusus dan protokoler, tetapi juga mendapatkan gambaran nyata dinamika industri event. Kami ingin mahasiswa mampu berpikir strategis, kreatif, sekaligus adaptif dalam menghadapi tantangan di lapangan.”
Melalui penyelenggaraan kuliah dosen tamu ini, Vokasi UI berharap agar mahasiswa semakin memahami bahwa keberhasilan sebuah event merupakan buah dari perencenaan yang matang, eksekusi presisi, serta akuntabilitas profesional yang berkelanjutan.
