Depok-Duplikasi dan dispersal merupakan metode perlindungan arsip vital. Duplikasi dan dispersal berarti membuat salinan duplikat sebuah dokumen dan menyimpannya di lokasi sekunder yang lebih aman. Langkah lain yang dapat dilakukan adalah alih media, yaitu kegiatan perubahan bentuk arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan hasilnya dapat diautentikasi menjadi alat bukti yang sah, serta kepentingan pemeliharaan, pelestarian, dan pelayanan arsip vital. Hal tersebut disampaikan Ratih Surtikanti, M.Hum., dosen program studi (prodi) Manajemen Rekod dan Arsip, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia (UI), saat melakukan kegiatan pengabdian masyarakat (pengmas) di SMPN 26 Depok pada Rabu (03/07/2024) lalu.
(Foto: Ijazah merupakan salah satu arsip vital yang didigitalisasi di SMPN 26 Depok)
Kegiatan pengmas yang dilakukan bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok tersebut berfokus pada digitalisasi arsip di lingkungan sekolah, khususnya dokumen ijazah. Ratih mengatakan, “Digitalisasi arsip vital menawarkan tingkat keamanan yang relatif lebih baik dibandingkan dengan penyimpanan fisik. Dokumen digital dapat dilindungi dengan berbagai lapisan keamanan, seperti enkripsi, kata sandi, dan kontrol akses. Selain itu, data digital dapat dengan mudah di-backup dan disimpan di berbagai lokasi, mengurangi risiko kehilangan akibat bencana alam, kebakaran, atau pencurian.”
Ratih menambahkan bahwa kelebihan lain dari alih media dalam bentuk digitalisasi adalah kemudahan akses. Arsip digital dapat diakses kapan saja dan dari mana saja dengan menggunakan koneksi internet. Proses digitalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dengan sistem pencarian digital yang memungkinkan pengguna menemukan arsip hanya dengan beberapa klik. Digitalisasi juga mengurangi kebutuhan akan ruang fisik untuk penyimpanan, serta memungkinkan penggunaan ruang yang lebih efisien dan mengurangi biaya operasional.
Wakil Direktur Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Kemahasiswaan, Program Pendidikan Vokasi UI, Deni Danial Kesa, MBA., Ph.D, mengatakan bahwa kegiatan pengmas yang dilakukan prodi Manajemen Rekod dan Arsip tersebut merupakan langkah strategis yang membawa banyak manfaat jangka panjang. Deni mengatakan, “Dengan keamanan yang lebih baik, aksesibilitas yang mudah, peningkatan efisiensi, dan pelestarian data yang lebih baik, digitalisasi menjadi investasi penting bagi setiap organisasi yang ingin mempersiapkan diri untuk masa depan. Saya yakin kegiatan pengmas ini akan memberikan dampak positif terhadap masyarakat, khususnya sekolah.”
Kendati demikian, digitalisasi arsip vital juga menghadapi beberapa tantangan. Misalnya, biaya awal yang tinggi untuk perangkat keras dan lunak yang diperlukan, kebutuhan pelatihan staf dalam menggunakan peralatan pemindai, dan lainnya. Di lingkungan kota Depok, terdapat beberapa sekolah yang belum melaksanakan digitalisasi arsip vital karena keterbatasan alat dan SDM serta masalah ketersediaan penyimpanan arsip hasil alih media yang tepat untuk penggunaan jangka panjang. “Bersama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dan seluruh sekolah perlu merencanakan proses digitalisasi dengan matang. Perencanaan ini meliputi evaluasi kebutuhan, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Selain itu, penting untuk memilih teknologi yang tepat dan dapat diandalkan, serta memastikan bahwa ada dukungan yang memadai untuk pemeliharaan dan peningkatan sistem pengelolaan arsip ijazah hasil digitalisasi,” kata Ratih.
(Foto: Proses digitalisasi arsip di SMPN 26 Depok)
Kepala SMPN 26 Depok, Iyang Bahtiar S.Pd, mengatakan bahwa kegiatan pengmas yang dilakukan Vokasi UI memberikan banyak ilmu baru terkait penyimpanan dokumen ijazah sebagai salah satu arsip vital di lingkungan sekolah. “Kami mengucapkan terima kasih kepada dosen dan mahasiswa Vokasi UI yang sudah mengadakan kegiatan pengmas ini. Melalui kegiatan ini, kami akan berupaya untuk melakukan digitalisasi arsip vital dan bekerja sama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok,” tutup Iyang.
