Depok-Program studi (prodi) Manajemen Rekod dan Arsip, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia berkolaborasi dengan Ikatan Wanita Keluarga (IWK) Vokasi UI, menggelar kegiatan bertajuk “Pelatihan Pengelolaan Arsip Keluarga” pada Jumat (30/06/2024) di Ruang Intraco Vokasi UI. Lokakarya tersebut menghadirkan Prihatni Wuryatmini, M.Hum. untuk menyampaikan materi tentang pentingnya pengelolaan arsip keluarga. Setelah penyampaian materi tentang pentingnya mengelola arsip keluarga, dilanjutkan dengan praktik pengelolaan arsip keluarga yang dipandu oleh Retno Wulandari, M.Hum. dan mahasiswa prodi Manajemen Rekod dan Arsip.
(Foto: Dewi Anggraeni Padang, Ketua IWK Vokasi UI, menyampaikan sambutan pada kegiatan pelatihan)
Direktur Program Pendidikan Vokasi UI, Padang Wicaksono, S.E., Ph.D, mengatakan bahwa kegiatan tersebut merupakan wujud kepedulian Vokasi UI terhadap pengelolaan arsip keluarga di organisasi terkecil di masyarakat, yaitu keluarga, serta memberikan kesempatan kepada mahasiswa dan dosen untuk berbagi pengetahuan dan keterampilan mengelola arsip keluarga. Padang mengatakan, “Kolaborasi antara prodi Manajemen Rekod dan Arsip dan IWK Vokasi UI dalam menyelenggarakan pelatihan arsip keluarga merupakan salah satu wujud implementasi yang langsung berdampak bagi masyarakat. Hal tersebut disebabkan karena masyarakat sangat membutuhkan keterampilan mengelola arsip keluarga. Kami berharap agar peserta mampu mengelola arsip keluarga agar semua dokumen keluarga dapat tercatat dan tersimpan dengan baik setelah mengikuti pelatihan ini.”
(Foto: Prihatni menyampaikan materi pentingnya pengelolaan arsip keluarga)
Prihatni menyampaikan bahwa selain menjalankan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat alasan lain yang mengharuskan keluarga melakukan pengelolaan arsip dengan baik, yaitu keluarga merupakan bagian dari arsip perseorangan perlu dikelola dengan baik dan benar agar terjamin kesejahteraan dalam keluarga tersebut. Tertib arsip keluarga dapat menjamin keamanan arsip yang dimiliki. Indonesia merupakan negara yang rawan bencana, sehingga keterampilan mengelola arsip keluarga menjadi hal yang penting agar mitigasi terhadap rusak atau musnahnya dokumen akibat bencana dapat dilakukan. “Jika anggota keluarga sudah mempunyai keterampilan dalam mengelola arsip keluarga dan ingin melakukan pengelolaan arsipnya dengan baik, maka jika terjadi bencana dapat diminimalisir kerusakan atau kehilangan arsip di keluarga tersebut. Hal tersebut sangat perlu dilakukan, terutama untuk kategori arsip vital keluarga, seperti surat tanah, bukti pemilik kendaraan bermotor, akta kelahiran, ijazah, dan lainnya. Jika terjadi kerusakan pada arsip vital, maka akan sulit atau bahkan tidak bisa lagi mendapatkan dokumen yang baru, serta akan mengganggu kelangsungan kegiatan keluarga tersebut,” papar Prihatni.
Pada kegiatan tersebut, peserta berkesempatan mendapatkan pendampingan praktik memberkaskan arsip keluarga. Arsip keluarga yang diberkaskan berupa arsip dalam bentuk konvensional, yaitu kertas dan arsip digital yang disimpan di komputer. Dosen dan mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip memberikan pendampingan pada praktik tersebut dengan cara memberikan contoh dan memantau proses praktik masing-masing peserta agar menyelesaikan pemberkasan sederhana. Di akhir praktik, beberapa peserta mempresentasikan hasil praktiknya.
(Foto: Suasana kegiatan pelatihan pengelolaan arsip keluarga)
Arthaingan H. Mutiha, salah satu peserta, menyampikan kesan positif dari pelatihan yang bermanfaat tersebut. “Selama ini saya menyimpan arsip keluarga terpencar-pencar dan sulit untuk ditemukan kembali jika akan digunakan. Setelah saya mengikuti pelatihan ini, saya mendapatkan pengetahuan cara mengelompokkan, memberikan nama, memberikan kode, serta cara menyimpan dengan media penyimpanan yang tepat, sehingga arsip dapat tertata rapi dan mudah ditemukan kembali jik akan digunakan,” tutur Mutiha.
