Depok-Program studi Hubungan Masyarakat, Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI) menggelar kuliah dosen tamu berjudul PR Today #4: “How to Create an Event?”. Kuliah ini diselenggarakan secara daring pada Jumat (1/4/2022) sebagai rangkaian dari kegiatan PR Today. Hadir sebagai pembicara Teuku Jordan Zacky A., Founder dan CEO FRIENDS: HUB, sebuah integrated communication agency yang bergerak di bidang kreatif dan digital serta dipandu oleh Reska Herlambang, M.Ikom., C.IB sebagai moderator.
Dalam penyelenggaraan sebuah acara, suatu kelompok atau kepanitiaan perlu mempersiapkan hal-hal yang menunjang pelaksanaan acara tersebut. Zacky membagi tiga tahap yang harus dipersiapkan saat mengelola acara yaitu praacara, saat acara berlangsung, dan pascaacara. Ketiga tahap tersebut perlu dipersiapkan agar sebuah acara dapat berlangsung dengan baik.
(Foto: Zacky menjelaskan bagaimana membuat proposal yang menarik bagi klien)
Pada tahap praacara, beberapa poin yang harus diperhatikan adalah 1) pembuatan proposal; 2) pengajuan sponsor; 3) promosi; 4) buku panduan acara; dan 5) persiapan yang meliputi administrasi, survei, talent book, produksi, SDM, runtutan acara, dan geladi. Kemudian, saat acara berlangsung yang perlu diperhatikan yaitu 1) memastikan semua sudah sesuai dengan daftar periksa; 2) menjalankan acara sesuai runtutan acara yang disiapkan; dan 3) dokumentasi dalam bentuk gambar dan video. Terakhir, yang harus diperhatikan pada pascaacara, yaitu 1) laporan kegiatan; dan 2) bukti penagihan.
Zacky menjelaskan bahwa ketika membuat proposal, penyelenggaraan acara harus objektif dan to the point. “Buatlah proposal yang menarik dan kreatif dengan meminimalisasi penggunaan tulisan yang terlalu menumpuk, kemudian ubah dengan visualisasi melalui gambar-gambar. Ketika melakukan tender, biasanya klien akan mempelajari banyak materi dari berbagai penyelenggara acara. Maksimalisasi penggunaan gambar dalam paparan materi dirasa efektif dan mudah menarik perhatian klien,” jelas Zacky.
(Foto: Zacky menjelaskan tentang hak cipta yang juga diperlukan dalam sebuah ide penyelenggaraan acara)
Komunikasi yang efektif dengan klien juga menjadi suatu hal yang sangat penting dalam mengelola sebuah acara. Kesalahpahaman dapat terjadi apabila komunikasi antara pihak penyelenggara acara dan klien tidak baik. “Saya selalu menekankan bahwa klien adalah partner kerja sama. Membangun komunikasi yang baik dengan klien merupakan hal yang harus dilakukan oleh penyelenggara acara. Ketika klien kurang puas atau minim informasi, penyelenggara harus menjelaskannya dengan jelas dan tepat,” ucap Zacky.
Tak hanya dengan klien, komunikasi yang baik juga perlu terjalin dengan vendor yang bekerja sama dengan penyelenggara acara. Pastikan segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan acara sudah tersampaikan dengan jelas dan sesuai dengan apa yang direncanakan. Persiapan yang matang dari seluruh pihak sangat dibutuhkan untuk memastikan acara berjalan dengan baik. Sebagai upaya meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi saat penyelenggaraan acara, ada baiknya pihak penyelenggara juga menyiapkan rencana lain sebagai solusi agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan.
“Melalui materi ini, saya berharap agar mahasiswa dapat memahami bagaimana persiapan dalam menyelenggarakan sebuah acara. Selain itu, saya juga berharap agar terjalinnya kerja sama di bidang lainnya dengan Vokasi UI,” tutup Zacky.
