Depok-Program studi Manajemen Rekod dan Arsip, Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI) memberikan pengetahuan tentang sistem manajemen dokumen dan rekod elektronik melalui inbound lecture bertajuk “Introduction to Electronic Document and Records Management System in Digital Era” pada Kamis (28/4/2022). Inbound lecture yang diselenggarakan secara daring ini menghadirkan Pauline Joseph, Ph.D, Information Consultant VOTAR, Western Australia dan dipandu Wiwiet Mardiati, S.S., M.I.M., Ketua Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip.
(Foto: Pauline mengenalkan sistem EDRMS)
Electronic Document and Records Management System (EDRMS) merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola dan memelihara arsip dan dokumen secara elektronik. EDRMS ini merupakan sistem penggabungan antara Electronic Document Management System (EDMS) dan Electronic Record Management System (ERMS) yang sebelumnya cukup populer di tahun 1990-an. Pauline mengatakan, “EDRMS banyak digunakan perusahaan di Australia, khususnya perusahaan besar yang memiliki banyak dokumen dan arsip. Selain itu, Microsoft 365 menjadi salah satu pilihan EDRMS yang cukup tren digunakan di Australia belakangan ini.”
Saat ini, EDRMS tidak hanya dapat digunakan untuk arsip digital saja, melainkan juga arsip fisik. Maksimalisasi sistem ini terus dilakukan oleh banyak perusahaan pengembang sistem EDRMS agar pemeliharaan arsip dapat membantu semua masyarakat, baik perorangan maupun perusahaan. Selain itu, proses migrasi data juga dapat dilakukan melalui EDRMS agar risiko hilangnya data dapat dihindari. “Penggunaan EDRMS sebaiknya dilakukan menggunakan sistem yang sudah ada, misalnya Microsoft 365. Saya tidak merekomendasikan sebuah perusahaan untuk membuat sistem yang baru karena terlalu kompleks,” kata Pauline.
(Foto: Diskusi antara Pauline dan Wiwiet mengenai EDRMS)
Dengan adanya EDRMS, pengelolaan arsip dan dokumen, baik oleh pemerintahan, perusahaan, maupun perorangan, dapat terus dilakukan secara maksimal. “Kemudahan dalam pengaksesan arsip dan dokumen menjadi salah satu keunggulan dalam penggunaan EDRMS. Saya berharap agar penggunakan sistem tersebut dapat mempermudah kita untuk memelihara arsip dan dokumen dengan baik,” ujar Pauline menutup inbound lecture tersebut.
