Depok – Himpunan Mahasiswa Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip Program Pendidikan Vokasi UI mengadakan Seminar Nasional bertajuk “Manajemen Bencana Rekod dan Arsip di Era 4.0” Senin (18/11/2019). Bertempat di Auditorium Program Pendidikan Vokasi, seminar ini diikuti oleh 370 peserta yang antusias mengikuti acara tersebut. Peserta datang dari berbagai latar belakang dan didominasi oleh pengelola rekod dan arsip dari pelbagai kementerian, lembaga, dan institusi swasta di Indonesia.
Sebagai negeri yang berada tepat di atas lempeng tektonik, Indonesia memang sangat rentan bencana mulai dari gempa bumi, gunung meletus, tanah longsor, hingga banjir. Sehingga dari awal pengelolaan arsip harus dirancang agar dapat mengantisipasi keadaan bencana tersebut. “Apalagi kita saat ini masuk ke era 4.0, faktor bencana juga tetap masih harus terus diwaspadai dalam pengelolaan rekod dan arsip,” kata Dyah Safitri, Ketua Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip Program Pendidikan Vokasi UI saat membuka seminar ini.
Hadir sebagai pembicara adalah Rahmi, dosen jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FIB UI yang memberikan materi mengenai information behavior di Jepang yang juga sama-sama berada di daerah rawan bencana. “Perilaku pencarian informasi bencana harus dikembangkan dalam komunitas sehingga informasi secara efisien dapat diperoleh dan sampai ke pihak-pihak terkait dalam komunitas,”ujar Rahmi. Pembicara berikutnya adalah Raiwar Pratama dari ANRI (Arsip Nasional RI) yang memberikan wawasan mengenai bagaimana arsip yang tercipta diterima dan dikelola sebagai bukti dan aset bagi sebuah organisasi maupun pribadi sehingga harus terlindung dari bencana. “Pengelolaan rekod dan arsip di Tanah Air sudah dibekali berbagai aturan tentang kebencanaan dan pengelolaan arsip,” kata Raiwar Pratama.
Dalam pandangan Chandra Yulistia dari Ikatan Audit Sistem Informasi Indonesia (IASII), era saat ini ditandai dengan tiga hal penting yaitu information governance, digital archive governance, dan IT governance. “Ketiganya akan saling beririsan dan ketika bencana terjadi maka keberlanjutannya harus tetap berjalan,” kata Chandra. Ia memberi contoh bila saat ini transaksi pengadaan barang dan jasa sekolah sudah tidak menggunakan dokumen kertas. Sedangkan transkasi elektronik tidak dilakukan di sekolah namun dalam sistem milik mitra pasar daring dan mitra sistem pembayaran. Hal lain adalah lokasi data elektronik tidak ada di sekolah namun terdistribusi di pusat data yang tersebar di berbagai lokasi dengan format teknologi yang berbeda-beda. Sehingga perlu dipikirkan bagaimana langkah antisipasi terhadap bencana terutama pada arsip-arsip berbasis digital.
Aspek manajemen kebencanaan yang dipadukan dengan pengelolaan arsip di era 4.0 menjadi terobosan dari para pemangku kepentingan rekod dan arsip di Indonesia.
