Kegiatan pengabdian masyarakat dengan melakukan kegiatan sosial untuk anak difabel dan usia dini di Pantai Asuhan Heesu berlangsung pada Sabtu (8/9/2018) Cileungsi, Kabupaten Bogor. Selain rangkaian kegiatan sosial berupa pembelajaran metode cepat penguasaan kata untuk anak difabel dan usia dini juga diadakan pelatihan penataan arsip bagi pengelola panti asuhan Heesu.
“Kami merasa terbantu dengan pelatihan penataan arsip. Selama ini dokumen yang ada ya kami kelola seadanya, sepengetahuan kami saja,” kata Iwan Safir Alam, kepala Panti Asuhan Heesu saat menerima pelatihan. Di dalam pelatihan tersebut, dikelola sejumlah dokumen seperti anak asuh, arsip SDM panti asuhan, hingga arsip aset. Untuk memudahkan dan melakukan perawatan dokumen, juga dilakukan proses digitalisasi arsip sehingga arsip kertas dapat dialihmediakan dengan mudah.
Kegiatan pertama penyampaian materi tentang pentingnya organisasi mengelola arsip oleh dosen MID Ratih Surtikanti dan Dyah Safitri. Materi tentang pengelolaan arsip mulai dari penciptaan surat sampai dengan alih media. Acara dilanjutkan dengan penyampaian materi peralatan peralatan pengelolaan arsip yang dibutuhkan oleh organisasi dan bagaimana cara menggunakannya. Selanjutnya diikuti dengan tanya jawab yang bertujuan membedah masalah masalah yang dihadapi oleh pengelola panti dalam pengelolaan arsip dan bagaimana solusinya. Langkah berikutnya adalah pendampingan dalam menata arsip panti asuhan oleh dosen dan mahasiswa MID.
Pelatihan arsip tersebut menjadi salah satu rangkaian kegiatan Vokasi UI Peduli dengan dukungan konsorsium laboratorium bank, laboratorium OT (okupasi terapi), Laboratorium Fisioterapi, dan Laboratorium MID dengan sebutan program Baikbudi. Vokasi UI Peduli ini menggandeng mitra sinergis antara lain Komunitas Edsel and Friends, Komunitas Sedekah Buku, Dare Prostethic Ordhontic dan Yayasan Weny Wibawa.
Dalam konteks pengabdian masyarakat, apa yang dilakukan Program Vokasi UI adalah pendekatan holistik sinergis yang tidak hanya menyasar anak-anak difabel, tetapi juga memberi dukungan kepada kemudahan pengelolaan arsip. Dengan pengelolaan arsip yang baik dan terstandar, pengelola panti asuhan difabel akan lebih mudah fokus menangani problematika masing-masing anak lengkap dengan solusi yang dapat diambil. Karena semua tercatat dan terdokumentasikan dengan baik maka layanan kepada anak-anak difabel akan lebih fokus dan tepat sasaran. Dengan dokumentasi arsip yang baik, rekam jejak masing-masing anak akan lebih mudah terpantau sehingga dapat dengan mudah diarahkan untuk menjadi pribadi yang mandiri kelak di kemudian hari.
